México, 3 Julio; poderycritica.- El Archivo General de la Nación (AGN) dio a conocer diversos lineamientos que tienen como objetivo mejorar la organización y funcionamiento de este organismo. En el Diario Oficial de la Federación, el AGC difundió los lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos.
Para ello, las dependencias y entidades promoverán el uso de métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos, apoyándose en el uso de las Tecnología de la Información y la Comunicación (TIC) para mejorar la administración de sus archivos. Si las dependencias y entidades cuenten con sistemas, herramientas informáticas, bases de datos o aplicaciones para la operación de sus procesos sustantivos o administrativos, deben reducir el uso de papel y lo sustituirán por documentos de archivo electrónicos, gestión electrónica y preservación digital de los mismos. El sistema automatizado debe permitir el registro, actualización, almacenamiento y, cuando corresponda, el visualizar los documentos de archivo, seleccionar y asignar códigos de clasificación archivística, y establecer un control de acceso para realizar cambios en la clasificación archivística y la vigencia documental, entre otros.
Los órganos internos de control en las dependencias y entidades, en el ámbito de sus respectivas atribuciones deberán vigilar el cumplimiento de los presentes lineamientos, que entrarán en vigor el lunes próximo. Asimismo, a partir de la entrada en vigor de los presentes lineamientos, las dependencias y entidades contarán con un plazo de 24 meses para la instrumentación del sistema. En un segundo documento, el AGN estableció los criterios de organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal, para que éstos sean preservados íntegros, disponibles y faciliten el ejercicio del derecho de acceso a la información.
Todo documento de archivo generado en el desarrollo de las funciones y atribuciones de las dependencias y entidades deberá estar vinculado con las series registradas en los instrumentos de control y consulta archivística, con el propósito de garantizar el acceso y la disponibilidad de la información El responsable del área coordinadora de archivos, en cumplimiento con el artículo 32, segundo párrafo de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, elaborará de manera conjunta con los responsables de los archivos de trámite, de concentración e histórico, en su caso, la guía simple de archivos. Esa guía deberá contener la descripción de sus series y la relación de los archivos de trámite, de concentración e histórico. Cada uno de los archivos deberá especificar el nombre, el cargo, la dirección, el teléfono y correo electrónico del responsable.
Todo documento de archivo generado en el desarrollo de las funciones y atribuciones de las dependencias y entidades deberá estar vinculado con las series registradas en los instrumentos de control y consulta archivística, con el propósito de garantizar el acceso y la disponibilidad de la información. Los documentos electrónicos deberán ser clasificados en términos del cuadro general de clasificación archivística y administrados conforme a los valores y vigencias documentales establecidos en el catálogo de disposición documental. Las dependencias y entidades deberán publicar los instrumentos de control y consulta archivística a que hace referencia el Lineamiento Décimo tercero en el Portal de Obligaciones de Transparencia respectivo, a más tardar seis meses posteriores a la publicación de los presentes Lineamientos.
